گامهای اساسی در الگوبرداری (Benchmarking) كدامند ؟

اصولا فرایند كار در الگوبرداری به فرهنگ و شرایط هر محیط وابسته است اما به طور كلی در هر شرایط پنج مرحله كلی به شرح زیر حاكمند كه الگوی كلی كار را تعریف می‏نمایند :


1- برنامه‌ریزی (Planning) :


براساس تجارب ، برنامه‌ریزی مهمترین فاز فرایند الگوگیری است ؛ در این مرحله انتخاب بخش مــوردنظر جهت الگوبرداری انجام می‌گیرد . طبعا این انتخاب بر اساس استراتژی سازمان و مشكلات موجود است ؛ پس از آن می‌بایست تیم الگوگیری تشكیل شود . افراد این تیم بر اساس نوع پروژه موردنظر انتخاب می‌شوند و قطعا این تیم می‌بایست با مدیریت ارشد در ارتباط باشد ؛ این ارتباط می‌تواند از طریق یكی از مدیران كه عضو تیم است نیز انجام پذیرد . شناخت كامل و مستندسازی كاری كه باید الگوگیری شود ، همچنین تشخیص مشكلات و گلوگاهها در این مرحله صورت می‌پذیرد . تعیین معیارهای ارزیابی و شاخصهای مقایسه نیز جزء این مرحله است . اقدامات لازم در این مرحله به این صورت خلاصه می‌شود :


1- انتخاب فرایندی كه بر اساس استراتژی شركت باید الگوپذیر شود .


2- تشكیل تیم الگوبرداری .


3- درك و مستندسازی فرایندی كه الگوپذیر می‏شود .


4- ایجاد معیارهای اندازه‏گیری عملكرد فرایند (كیفیت ، زمان ، هزینه)


2- جستجو و بررسی (Searching) :


شناسایی شركتها و سازمانهای پیشرو ، جستجو برای بهترین فرایند و جستجو برای پیداكردن سازمانهایی كه عملكرد بهتری دارند در این مرحله صورت می‌پذیرد . پس از پیداكردن سازمانهای موردنظر ، از بین آنها بهترین انتخاب شده و برقراركردن ارتباطات اولیه با آن سازمان آغاز می‌شود . اقدامات لازم در این مرحله نیز به این صورت خلاصه می‌شود :


1- طراحی فهرستی از معیارهایی كه یك شركت الگوده مطلوب باید داشته باشد .


2- جستجوی شركای الگوده مستعد و بالقوه .


3- مقایسه نامزدها و انتخاب بهترین شریك مناسب برای الگوگیری از آن .


4- برقراری تماس با شریك انتخابی و بدست آوردن پذیرش برای شریك شدن در بررسی .


3- مشاهده (Observing) :


در این مرحله هدف اصلی شناخت حاصل كردن و مطالعه فرایندهای سازمان پیشرو است كه قطعا نیاز به جمع‌آوری اطلاعات دارد ؛ اطلاعات موردنظر می‌توانند در سه سطح جمع‌آوری شوند : شناسایی سطح عملكرد سازمان پیشرو ، شناخت روش كار و شناخت عوامل ایجادكننده و محرك جهت عملكرد بهتر . در این فاز با شناسایی نیازهای اطلاعاتی ، اطلاعات موردنظر جمع‌آوری شده و توسط ابزارهای مختلف به صورت خلاصه شده و جامع درخواهند آمد . اقدامات لازم در این مرحله عبارنتد از :


1- تشخیص نیازهای اطلاعاتی .


2- انتخاب روش یا وسیله برای جمع‌آوری اطلاعات و داده‏ها .


3- مشاهده و بسط .


4- تجزیه و تحلیل (Analysis) :


هدف اصلی در این فاز تعیین تفاوت و شكاف بین سطح عملكرد موجود و عملكرد مطلوب است. در این مرحله می‌بایستی علل ریشه ای این اختلاف شناسایی شده و عوامل آن مورد بررسی دقیق قرار گیرند . برای این كار می‌بایست اطلاعات را بدرستی دسته‌بندی كرد ؛ بیشترین تاكید بر اطلاعات مفید است . پس از آن با پردازش اطلاعات فواصل موجود شناسایی شده و علل اصلی شكافهای موجود تشخیص داده می‌شود . روش انجام كار بدین صورت است :


1- مرتب‌سازی و جمع‌آوری داده‏ها و اطلاعات .


2- كنترل كیفیت اطلاعات و داده‏ها .


3- نرمال‏سازی داده‏ها .


4- تشخیص فاصله و شكاف در عملكرد .


5- تشخیص علل فاصله عملكرد .


5- تطبیق (Adapting) :


بدان معنا كه سیاستی كه بر اساس آن عمل الگوبرداری انجام شده است می‌بایستی موردپذیرش قرار گیرد ؛ هدف اصلی از این كار ایجاد تحول و بهبود است . بنابراین اطلاعات به دست آمده و روشهای اجرایی جهت تحقق اهداف می‌بایست مورد توافق و پذیرش كل سازمان باشد . برای این امر می‌بایست نظر دیگران جلب شده و آنها متقاعد شوند ؛ پس از آن می‌بایست طرح اجرایی را تهیه و سپس آن را پیاده‌سازی كرد . قطعا می‌بایست بر میزان پیشرفت نظارت دقیق داشت تا اهداف موردنظر محقق شوند . روند فوق به چرخه الگوبرداری نیز معروف است . روش انجام كار عبارت است از :


1- اطلاع دادن یافته‏های مرحله تحلیل و فراهم كردن زمینه پذیرش آنها .


2- ایجاد اهداف عملیاتی برای بهبودها .


3- طراحی یك برنامه اجرا برای بهبودها .


4- اجرای برنامه بهبود .


5- نمایش پیشرفت كار .


6- اتمام بررسی با یك گزارش نهایی و بررسی از طریق بازخورد .