الگوبرداری (Benchmarking) چیست و پیاده‌سازی آن چه مزایا و ضرورتهایی دارد ؟

در جهان امروز و در شرایط رقابتی بازار ، كیفیت محصول و بهره‌وری به عنوان دو عامل اساسی و مهم در حفظ و بقای موسسات حرف اول را زده و آنهایی كه از بهره‏وری و كیفیت بالاتری برخوردار هستند در بازار حضور داشته و ماندگار خواهند ماند . ازین‌رو اطلاع مداوم از وضعیت بازار و كیفیت و كمیت محصولات رقبا و همچنین سیستمها و روشهای انجام كار آنها برای هر موسسه و شركت رقیب ضروری و اجتناب‌ناپذیر است تا ضمن اینكه از مزیتها و ویژگیهای برتر رقبا الگوبرداری می‏كنند ، خود را به وضعیت بهتری نسبت به آنها برسانند . لذا تنها راهی كه سازمانها می‏توانند خود را به سوی بهترینها و پیشرفت و توسعه هدایت كنند این است كه چشمهایشان را در برابر رقبا و بهترین تجربیات جهانی در تمام زمینه‏های مورد نیاز باز نگه دارند . بر این اساس الگوبرداری (Benchmarking) روشی سیستماتیك است كه سازمانها بوسیله آن می‌توانند فعالیتهای خود را بر اساس بهترین صنعت یا سازمان اندازه‌گیری و اصلاح كنند ؛ این روش با فراهم‌سازی چارچوبی برای سازمانها كه بوسیله آن فعالیتهای بهترین سازمان مشخص گردیده است و تشخیص وجوه تمایز سازمان موجود با بهترین سازمان ، نشان می‌دهد كه چگونه می‌توان شكافهای موجود را پر كرد . الگوبرداری در واقع ابزاری برای بهبود مستمر است و می‌تواند توسط انواع سازمانهـــای تولیدی و خدماتی به كار گرفته شود .


ارزیابی مقایسه‌ای ، فرایند مستمر اندازه‌گیری و مقایسه فرایندهای كاری در برابر فرایندهای قابل مقایسه در سازمانهای پیشرو با هدف كسب اطلاعاتی است كه سازمان موردنظر را كمك خواهد كرد تا بهبودها را شناسایی و اجرا كنند . الگوبرداری یك فرایند سیستماتیك و پیوسته از ارزیابی محصولات خدمات و روشهاست كه در مقایسه با رقبای اصلی و یا شركتهایی كه به عنوان پیشگام مطرح هستند انجام می‌پذیرد و در واقع ابزاری موثر در دست مدیران جهت بهبـــود فرایندهای كاری است. الگوبرداری كه با نام الگوبرداری از بهترینها نیز معروف است با شناخت سازمان یا سازمانهایی به عنوان بهترین ، تكنیك‌هایی را معرفی می‌كند كه می‌توان با آن شكاف موجود بین یك سازمان تا سازمان پیشرو را پر كرد یا به حداقل رساند .


واژه Benchmarking قبل از اینكه در ادبیات مدیریت مطرح شود ، در علوم مهندسی ساختمان و نقشه‏برداری به كار گرفته شده است . بدین معنی كه Benchmarking شاخصی است كه سایر نقاط و موقعیتها ، خود را با آن مقایسه كرده و تطبیق می‏دهند ؛ در دهه اخیر بهره‌گیری این واژه در مدیریت و مهندسی نیز كاربرد یافته و تعاریف چندی از آن شده است كه همگی مفهوم مشتركی را مطرح می‏كنند ؛ از جمله :


1- Benchmarking عبارت است از جستجو برای یافتن بهترین تجربیات صنعت و یا خدمات برای رسیدن به بالاترین سطح عملكرد .


2- Benchmarking عبارت است از توجه بیرونی بر فعالیتها ، وظایف تخصصی یا عملیات داخلی یك موسسه به منظور اصلاح و بهبود مستمر .


3- Benchmarkingیعنی مقایسه و ارزیابی خود با دیگران به منظور كشف تجربیات برتر آنها و جبران فاصله موجود .


4- Benchmarking عبارت است از یك فرایند پژوهشی دائمی كه سازمان را به سمت بهترین شدن در مقایسه با رقبا سوق می‏دهد .


مركز بهره‌وری‌ و كیفیت‌ آمریكا(APQC) نیز الگوبرداری‌(Benchmarking) را فرآیند تعریف ، تشخیص‌ و تطابق‌ یافتن‌ با اقدامات‌ و فرایندهای‌ سازمانهای‌ برجسته‌ در سطح‌ دنیا ، به‌منظور افزایش‌ عملكرد سازمان‌ خود تعریف‌ می‌كند .


استفاده‌ از روش‌ الگوبرداری‌ بعنوان‌ ابزار برنامه‌ریزی‌ تاكتیكی‌ در دنیای‌ تجارت‌ و سازمانها نیز بوسیله‌ شركت‌ تجاری‌ زیراكس‌ در اواخر دهه‌ 1970 آغاز گردید ؛ ژاپنی‌ها تلاش‌ كردند تا با آن دسته از شركتهای‌ آمریكایی‌ آشنا شوند كه‌ دستگاه‌ كپی را با كیفیت‌ بالاتر اما با هزینه‌ تولید كمتر تولید می‌كردند .


Benchmarking هم یك نگرش و تفكر زیربنایی است و هم یك ضرورت كه این ضرورت به طور خلاصه ناشی می‏شود از :


1- رقابت جهانی و وجود شرایط رقابتی در بازار كار .


2- پیشرفتهای سریع و قابل‌توجه در علم و تكنولوژی .


3- پیشرفتهای سریع در تكنولوژی اطلاعات .


4- پیشرفتهای قابل توجه و دایم دانش مدیریت .


5- ضرورت رعایت استانداردهای كیفیت و تكامل طبیعی TQM (مدیریت كیفیت فراگیر) .


در كل چنین می‌توان گفت كه ارزیابی مقایسه‌ای یكی از موثرترین شیوه‌ها در جهت بهبود سازمان است . امروزه مدیریت هر سازمان می‌تواند با الگوبرداری از سازمانهای موفق روشهای برتر را برای بهبود مستمر كارایی در سازمان خود پیدا كرده و آنها را پیاده‌سازی كند . الگوبرداری نه تنها می‌تواند یك تكنیك تشخیص مشكلات باشد بلكه می‌تواند در روابط طراحی فرایندها نیز كمك شایانی به طراحان كند . الگوگیری به واقع پاسخی برای تنظیم این سوال است كه هنگامی كه احتیاج به بهبود تشخیص داده می‌شود استانداردهای عملكرد باید در چه سطحی تنظیم شوند . تشخیص سطوح عملكرد سازمانهای موفق و فهمیدن چگونگی انجام آن ، تشخیص اینكه دیگران چگونه می‌توانند برای تغییر در سازمان ایجاد انگیزه كنند و اشتباهات خود را به حداقل برسانند و تشخیص شكافهای موجود بین عملكرد سازمانهای موفق با دیگر سازمانها و كم كردن فاصله بین آنها همگی می‌توانند از نتایج الگوبرداری به شمار آیند .