سازمان های مجازی ودیجیتال

سازمان های مجازی ودیجیتال
[HR][/HR]

چكيده

عصر جديد با سازمانهاي پيچيده، پويا و متحول همراه خواهد بود. در اين سازمانها، مرزهاي سنتي موجود از بين خواهد رفت، فرهنگ‌هاي مختلف درهم خواهند آميخت و در زير پاي فرهنگهاي غني تر نا پديد خواهند شد. به جرات ميتوان گفت مقوله ساختاري جديد سازماني بعد از سخنراني پيتر دراكر در مورد جهان فردا- مدرن و كارمندان دانش مدار مورد توجه قرار گرفت كه البته بعد از آن كساني مثل جك ولش و آلوين تافلر به تحقيقاتي در اين باره پرداختند. در واقع سرشت فرايندي كه منجر به ايجاد شبكه اينترنت شده است، اين امكان را فراهم ميسازد كه هر كس و در هر سطحي از سازمان بتواند با آن ارتباط برقرار كند و اطلاعات مورد نياز خود را دريافت كند و براي اين كار هيچ متولي و مسوول واسطه‌اي نيز نياز نيست. اين گونه سازمان تحت عنوان سازمان‌هاي مجازي از طريق مطالعه و بررسي كتابها و مقالات علمي مختلف مي‌باشد. نتايج تحقيق بيانگر اين مطلب است كه سيستم‌هاي اطلاعاتي نقش بسيار حساس و پر رنگي را در ساختارهاي مجازي و سازمان‌هاي نسل آينده ايفا مي‌كنند و بي‌ترديد به عنوان پايه و زيربناي اصلي سازماناي مجازي مي‌باشند.

مقدمه

هر سازمان چيزي بيش از مجموعه فراوردها و خدمات است. سازمان‌ها جوامعي انساني هستند كه مانند هر جامعه ديگري داراي ساختار، فرهنگ، قوانين و روابط خاص خود است. امروزه تغييرات گسترده و پيشرفت‌هاي به دست آمده در عرصه فناوري اطلاعاتي چند دهه گذشته، ضرورت تجديد نظر در مسايل مختلف از جمله ساختارهاي سازماني را اجتناب‌ناپذير كرده است.
سرعت، شايد مهم‌ترين مزيت رقابتي در هزاره سوم عصر جديد يعني عصر فناوري و اطلاعات باشد. براي كاهش زمان پاسخ‌گويي و بهبود انعطاف‌پذيري بايد شكل به طور كامل جديدي از سازمان‌ها بوجود آيد. سازمان‌هاي مجازي كه امروزه با سرعت بالايي در حال شكل‌گيري هستند مي‌توانند پاسخي به اين نيازهاي جديد باشند.
مفهوم سازمان‌هاي مجازي
سازمان مجازي در فرنگ ديريت، واژه‌اي نو است كه گونه جديدي از سازمانها را معرفي مي‌كند. در ساختار جديد مجازي تلاش مي‌شود تا ضمن كوچك نگه داشتن واحدهاي سازماني كه متضمن مزاياي بسياري است، از گستردگي سازمان‌هاي بزرگ كه لازمه تحقق هدفهاي كلان و فرا گير است بهره برده شود. در سازمان مجازي، واحدهاي كوچك خودكفا به ياري سيستم‌هاي ارتباطي و اطلاعاتي به هم پيوند مي‌خورد و از اتحاد سازمانهاي كوچك، شبكه اي عظيم از سازمانها به وجود ميآيد كه قادر به انجام ماموريت‌هاي بزرگي است(الواني،1377). سازمانهاي مجازي شبكه‌اي موقتي از موسسات مستقل هستند كه در جهت افزايش كارايي و رسيدن به هدفي واحد با يكديگر به هم كاري مي‌پردازند. يكي از مهم‌ترين و بارزترين مشخصه‌هاي اين نوع از شركتها تمامي شركا از امتياز برابر بروردارند و نسبت به يكديگر به وسيله اشتراك‌گذاري اطلاعات و منابع وابسته‌اند.
اين سازمان‌ها از ويژگي‌هايي همچون داشتن منابع مشترك، نبود مرز، مشاركت برابر، داشتن شركاي غير ثابت، پراكندگي جغرافيايي و ارتباطات الكترونيك برخوردارند. شركتهاي اينترنتي را نيز مي‌توان گونه‌اي ديگر از سازمانهاي مجازي تلقي كرد چرا كه اين سازمانها موجوديتي فيزيكي ندارند و ارتباط شركت و مشتريان تنها از طريق اينترنت صورت مي‌گيرد، يكي از بهترين نمونه‌ها در اين زمينه شركت آمازون است (ildeman,1998). در مفهومي ديگر سازمان مجازي را مي‌توان الگويي اجتماعي جغرافيايي به هم پيوند مي‌زند و ارتباط و تعامل مثبتي را ميان آنان فراهم مي‌سازد (Barry&Elmes,1997 ). در اين حالت دو ويژگي دسترسي جهاني و استقلال مكاني معرف دقيق و صريح سازمان مجازي است به دليل است كه ميتوان گفت سازمان مجازي صورتي از ارتباطات راه دوراند و پيدايش آن در نتيجه توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات است. با توجه به تعاريف متعددي كه از سازمان‌هاي جازي در دسترس است و به برخي از مهم‌ترين آنها اشاره خواهد شد: pearlson معتقد است سازمان مجازي سازماني است كه فعاليت‌هاي خود را به ديگر سازمان‌هاست واگذار كرده و در نتيجه وجود قايم به وجود متعلقات ديگر سازما‌ن‌هاست و خود وجود خارجي ندارد( 1998وpearlson). در تعريفي ديگر سازمان مجازي عبارت است از سازماني كه به صورت موقت، براي تركيب و به كار گيري توانايي‌هاي خاص اعضاي آن سازمان‌ها به وجود آمده است و باعث افزايش بهره‌وري و استفاده سريع از فرصت‌هاي خاص براي ارايه محصولات خاص بشود و به طور معمول بعد مسافت به وسيله فناوري اطلاعات جبران مي‌شود (فخرالديني،1380). Grebwoski انطباق‌پذيري، انعطاف‌پذيري و توانايي سريع در برابر تغيرات بازار است(2007 . ( Grebwosk
سازمان مجازي از ديدگاه kumar , و همكارانش داراي دو ويژگي بارز است ابتدا ايجاد يك زنجيره ارزش بين موجوديت‌ها در سازمان مجازي تشكيل از تعدادي موجوديت‌ها (افراد، واحدها و سازمان‌هاي مختلف) است كه هر كدام از آنان داراي قابليتي از حل مساله اند و هر كدام از آنان منابعي براي به اشتراك گذاشتن با يكديگر در اختيار دارند( 2004 kumar ,).

Norman و همكارانش معتقدند سازمان مجازي متشكل از تعدادي موجوديت‌ها (افراد، واحدها و سازمانها مختلف) است كه هر كدام از آنان داراي قابليتي از حل مساله‌اند و هر كدام از آنان منابعي براي به اشتراك گذاشتن با يكديگر در اختيار دارد(2004Norman ). ويژگي اين سازمانها در اصل با عناويني مانند غير سلسله مراتبي، افقي و جهاني مطرح مي‌شود. اما به طور خلاصه مي‌توان اين ويژگي‌ها را در پنج ويژگي اصلي خلاصه كرد:
الف)ساختار افقي:
ظهور سازمان‌هاي افقي به عنوان پاسخي به تشديد رقابت در محيط‌هاي عملياتي است كه توسط رقابت جهاني و پيشرفت‌هاي اخير در فناوري اطلاعات و حمل و نقل، ايجاد شده است. افقي شدن سازمان‌ها سطوح مديريت در سازمان را كاهش مي‌دهد و منابع انساني را پراكنده مي‌كند.
ب) جهاني شدن:
با توجه به گسترش تجارت جهاني و شبكه ارتباط فرامرزي، ديگر شركت‌ها و سازمان‌ها جنبه محلي بودن خود را از دست مي‌دهند و در چرخه فرآيند بين‌المللي قرار مي‌گيرند.
ج) ارتباط ماشيني:
عصر آينده عصر ارتباطات است؛ اما نه ارتباطي از جنس گذشته بلكه ارتباطاتي كه به وسيله ابزارآلات ماشيني مانند كامپيوتر انجام خواهد شد. در اين سازمانها ديگر از تعامل‌هاي گرم گذشته خبري نيست، بلكه كارفرمايان و نه رهبران سازمان با استفاده از كامپيوترهاي شخصي با هر فرد دلخواه ارتباط برقرار مي‌كنند. فروشندگان مي‌توانند به وسيله يك شبكه محلي با هم ارتباط داشته باشند. بر اساس اين خاصيت ارتباطات كامپيوتري به عنوان وسيله‌اي براي هدايت فعاليت‌هاي اساسي سازمان و همزمان افزايش نقش ارتباطات رودرو افراد در سازمانهاي سنتي خواهد شد.
د)همكاري و رقابت بين سازماني:
شركت‌هاي مجازي به وسيله همگاري بين گروهي هم‌افزا نه تنها هم‌زيستي خواهند داشت، بلكه باعث رشد و پرورش يكديگر مي‌شوند.
ه) درگيري پويا:
درگيري پويا نگرشي است كه " با زمان "و "روابط انساني " و مديريت را وادار به بازنگري در مورد نگرش‌هاي قبلي در رويارويي با تغيير سريع و مداوم مي‌كند. پويايي در مقابل ايستايي، حاكي از رشد و فعاليت مداوم و درگيري در مقابل كناره گير، معرف ارتباط زياد با يكديگر است.(Mankin , 2005 Cohen&)
سه بعد سازمان مجازي همانطور كه در قبل ارائه شد، تعاريف زيادي براي سازمان‌هاي مجازي توسط نويسندگان و پژوهشگران مختلف ارايه شده است اما در كل به سازمان‌هاي مجازي از سه بعد مي‌توان نگريست.
بعد اول: از اين بعد سازمان مجازي، سازماني است شامل يك گروه از افرادي كه هر كدام در رشته خودشان متخصص هستند و شاخه كاري هر گروه از افراد از يكديگر متفاوت است و در نتيجه فعاليت‌شان منحصر به ارايه خدمات به مشتريان مي‌شود. به عبارتي هر فرد يا هر همكاري وظيفه خاص خود را دارد آنها همه داراي مهارت‌هاي ارتباط قوي هستند و سطح بالايي از اعتماد بين آنها برقرار است. اعضا به طور معمول از طريق پست الكترونيكي- تلفن و فاكس يا ويديو كنفرانس با يكديگر ارتباط دارند.
بعد دوم: در اين گونه سازمان‌هاي مجازي، گروهي از افراد از شركت هاي شريك با همكاري كه همه يا اكثر در يك شاخه خاص و يا يك وظيفه خاص مهارت دارند، كنار يكديگر جمع مي‌شوند تا بتوانند يك سازمان موقت يا يك سازمان دايمي را كه بتواند خدمات خاصي ارايه دهد به وجود آورد. اين وظايف خاص عبارتند از عرضه، توليد، سيستم‌هاي اطلاعاتي، توزيع و غيره. به طور معمول ارتباطات نيز مانند بهد اول از طريق پست الكترونيكي- تلفن-فاكس و يا حضوري خواهد بود و همچنين نياز به سطح بالايي از اعتماد وجود دارد.
بعد سوم: سازمان مجازي مي‌تواند يك سازمان بزرگي باشد كه برون داده‌هاي سازمان خود را از ميان تعداد زيادي عمليات مهم سازمان‌هاي ديگر انتخاب مي‌كند. مانند توزيع يا توليد، اين گونه شركتها فعاليت‌هاي خود را با خطر پذيري بالا، از طريق عرضه كنندگان يا بوسيله مشاركت يا ديگر شركت‌هاي متخصص در يك زمينه خاص انجام ميدهند، مزيت اين سازمانها ان است كه مي‌توانند روي بهترين فعاليت‌ها تمركز نمايند. براي مثال يك شركت كامپيوتري ممكن است كامپيوترهايي با نام خود عرضه كنند. اما ممكن است حتي انبار يا كارخانه واقعي نداشته باشد(فخرالديني، 1380).
​

 

پاسخ : سازمان های مجازی ودیجیتال

تفاوت بين ساختار سنتي و ساختار مجازي

تفاوت بين اين دو ساختار را ميتوان به طور خلاصه در جدول زير مشاهده نمود:
مثالهايي از مزاياي پياده‌سازي سازمان‌هاي مجازي
1- كاهش هزينه:
بررسي يك آمار از شركت IBM نشان مي‌دهد كه با حذف دفاتر و محلهاي كاري مورد نياز كاركنان سالانه بين 40 تا 60 درصد صرفه جويي وجود دارد.
2- افزايش سوددهي:
مثالي در اين زمينه شركت هيولت- با كارد است كه با تغيير محيط كاري به سمت سازمان مجازي، درآمد خود را به ازاي هر فروشنده تا دو برابر افزايش داده است.
3- افزايش سرويس دهي به مشتريان:
شركت مشاوره‌اي آندرسون در تحقيقات خود بيان مي‌دارد كه مشاورانش از زماني كه دفاتر كاري خود را رها كرده و به صورت مجازي مشغول كارند ارتباطات خود را با مشتريان 25 درصد افزايش داده‌اند (Connel,2008).
سيستم‌هاي اطلاعات
توسعه روزافزون كاربرد Itc در جوامع منجر به پيدايش جوامع اطلاعاتي شده است. از مهم‌ترين ويژگي‌هاي اين جوامعه ميتوان به موارد زير اشاره كرد:
1.آموزش در صنايع، روز به روز بيشتر مورد نياز است.
2.دانش به طور كامل در حال رشد است.
3.نياز به آموزش در تمام دوران زندگي احساس مي‌شود.
4.حجم زيادي از اطلاعات و دانشها از طريق رايانه‌ها و اينترنت قابل دسترسي است.
5.نه تنها دانش، بلكه توانايي و خلاقيت در آموزش به طور كامل مورد نياز مي‌باشد.
6.مديريت دانش در يك شركت، امري حياتي شده است.
(جوانمرد و ديگران، 1386)
الوين تافلر در كتاب خود چهار دوره زماني تغيير را در تكامل تدريجي تمدن بشر بيان مي‌دارد:
دوره اول دوره قبيلهاي است كه انسانها، تواناييهاي ابتدايي را آموختند، دوره دوم بين ده تا دوازده هزار سال پيش است كه كشاورزي جاي شكار را مي‌گيرد و ان را به دوره كشاورزي مي‌شناسند، دوره سوم دوره صنعتي است كه بين قرن هجده تا بيست ميلادي اتفاق افتاد، در اين دوره كارخانه به عنوان موتور اقتصادي جايگزين مزارع ميشود، در اين دوره به رغم كوچك شدن خانواده، انفجار جمعيت در جهان صورت گرفت و شهرها رشد يافتند و دوره چهارم يعني قرن اطلاعات ه مقارن با نيمه دوم قرن بيستم بود شروع شد و اكنون بشريت در حال گذر از آن است.(1990,(Toffler,
چهار دوره فوق هر كدام ره آوردي را براي تشكل‌هاي اجتماعي به همراه داشته‌اند. ره آورد دوره اول شكل گيري گروههاي كوچك اجتماعي بوده است. در دوره دوم سنگ بناي شكل‌گيري سلسله مراتب در سازمان‌ها بنا شد و توسعه صنعت در دوره سوم پيدايش بوروكراسي را در سازمانها را به دنبال داشت، دوره چهارم يا قرن اطلاعات نيز باعث توسعه مرزهاي سازمان و ايجاد شبكه‌هاي گسترده كاري و ايجاد سازمان‌هاي مجازي شد. بنابراني ايجاد سازمانهاي مجازي رهاورد قرن اطلاعات به صورت اعم و كامپيوتر به صورت اخص است (اصيلي، 138.). تعاريف متعددي از سيستم اطلاعات در رشته‌هاي مانند مديريت، علوم كامپيوتر، هندسي نرم افزار، و انجمن كتابداري آمريكا تعريفي جامع از سيستم‌هاي اطلاعات است كه در اين مقاله استفاده مي‌شود: " يك سيستم كامل طراحي شده براي توليد، جمع‌آوري، سازماندهي (پردازش)، ذخيره، بازيابي و اشاعه اطلاعات در ساختارهاي مجازي طبقه‌بندي‌هاي مختلفي از فناوري‌ها و سيستم‌ها به هم وابسته‌اند و بطور مجزا و مستقل از هم كارايي چنداني ندارند. به علاوه بر تركيبي به كار گرفته شوند و در نتيجه در مواردي از تركيب دو شيوه يا ابزار اين ابزارهاي الكترونيكي ارتباطيGroup ware (گروه افزار) اطلاق مي‌شود. به عبارت ديگر Group ware سيستم‌هاي الكترونيكي مي‌باشند كه سيستم‌هاي سخت‌افزاري و نرم‌افزاري را با هم تركيب يا يكپارچه مي‌سازند، تا امكان ارتباط، همكاري و عمليات تيمي را فراهم سازد.(آتش سوز و مصطفوي،1383). بر اساس اين تعريف، سيستم‌هاي اطلاعات محدود به سازمان‌ها نمي‌شوند و بتوانند در محدودهاي وسيع‌تر از سازمان، به عنوان مثال يك شهر نيز موضوعيت يابند. يكپارچگي سيستم‌هاي اطلاعاتي دامنه وسيعي از عمليات و فرايندهاي شركت را براي ارايه يك ديد كلي از تك تك اطلاعات و ساختار كلي فناوري اطلاعات فراهم مي‌كند.
افزون بر اين فرايندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها و روابط آنها با خارج سازمان فراهم مي‌آورد. اگر چه هدف اوليه سيستم‌هاي اطلاعاتي، يكپارچگي در داده‌ها، اطلاعات، دانش، فرايند، منابع انساني، سازمان و ساختار برنامههاي سازماني است، اما موضوع مهم در يكپارچگي‌سازي، نه فرايند و نه فناوري، بلكه افراد و عوامل مرتبط انساني (مير مجربيان و داد بين،1387). ​

ساختار ارتباطي سازمان مجازي
​

 

پاسخ : سازمان های مجازی ودیجیتال

ساختار ارتباطي سازمان مجازي

پس از تشكيل سازمان‌هاي مجازي مساله مهم ارتباطات بين شركاي تجاري است. از آن جا كه شكل‌گيري يك سازمان مجازي بدون در نظر گرفتن موقعيت جغرافيايي شركا انجام مي‌پذيرد پس در اكثر موارد براي شركاي تجاري ارتباطات رودررو بسيار مشكل و در پارهاي از مواقع غيرممكن است. به همين دليل لبزارهاي itc مهمترين نقش را در حيات سازمان مجازي و ادامه همكاري شركا بازي مي‌كنند. بدين‌گونه كه هر يك از شركا از طريق ردو بدل كردن پيغام‌ها با يكديگر ارتباط برقرار مي‌كنند. براي آن كه همه سازمان‌ها و شركتها اعم از كوچك و بزرگ بتوانند تجارت الكترونيك داشته باشند، اولين مشكل غير همجنس بودن داده‌هاي تبادلي است. از اين رو ايجاد يك زبان مشترك براي توصيف فعاليت‌هاي شركتها و داده‌ها آن ضروري به نظر مي‌رسد. در اين راستا در ارتباط بين شركتها، در هر يك از موارد زير بايد استانداردهايي تعريف و در نظر گرفته شود.
• تعريف تراكنش‌ها و فعاليت‌هاي عمومي شركت
• تعريف فرمت داده‌هاي كه رد بدل مي‌شوند
• تعريف مكانيزمي براي توصيف قابليت‌ها و تواناييهاي سازمان يا شركت.
• تعريف مكانيزمي جهت بحث و تبادل نظر در شركت قبل از شروع فعاليت‌هاي تجاري
• تعريف مكانيزم انتقال براي رد وبدل كردن پيام‌هاي بين دو شركت
• تعريف مكانيزم امنيتي مناسب
در تعريف استاندارد ارتباطي بين شركتها موارد زير را بايد مورد توجه قرار داد:
ناهماهنگي داده‌ها:
متنوع بودن شركتها و نوع دادهها مصرفي آنها باعث افزايش پيچيدگي انواع داده‌ها مي‌شود.
نوع اتصال شركا:
در صورتي كه شركا وابستگي شديدي به يكديگر داشته باشند و براي مثال يك شريك در فعاليت‌هاي ديگري نظارت داشته باشد، داراي اتصال محكم است و در صورتي كه شركا دادههاي خود را در قالب پيغام رد و بدل كنند، داراي اتصال ضعيف مي‌باشند.
استقلال داخلي:
فعاليت‌هاي هر شركت ممكن است به طور مستقل مسئوليت طراحي، ارتباطات و اجرا را بر عهده گيرد. در يك جعبه در نظر گرفته مي‌شود كه اطلاعات خود را از طريق پيامها مبدله مي‌كنند.
وفق‌پذيري: ميزان تطبيق دادن يك برنامه با تغييرات محيط كار را گويند. اين تغييرات ممكن است ارايه يك سرويس جديد، حذف و يا اصلاح سرويس موجود باشد.
امنيت دادها:
قبل از ايجاد ارتباط، شركا تجاري بايد از بستر ايمن و قابل اعتماد جهت مبادله اطلاعات، اطمينان حاصل كنند.
مقياس‌پذيري: ميزان جوابگويي به گسترش ابعاد ارتباطي بين اعضا مجموعه را گويند. (زيارتي و پروين نيا،1383). ​