10 اشتباه ساده اما بزرگ در هنگام ارسال ایمیل

نامه الکترونیکی و یا ایمیل ، تفاوت در معنا نیستند که تفاوت در صدای کلمه ای هستند که بسیاری به آن وابسته شده اند و یا کارهای مهم روز خود را توسط آن انجام می دهند و یا با استفاده از آن سرگرمی ای فراهم کرده و مطالب مورد علاقه خود را دریافت و ارسال می کنند.

در سال های اخیر به علت سرعت و راحتی ارسال این گونه نامه ها که با امکانات بیشتر نیز برای کاربران فراهم شده است، حجم تبادلات نامه و اطلاعات در این سطح به میزان بسیار بالایی افزایش یافته است.

آنچه که مطرح است با افزایش استفاده از یک روش ،میزان اشتباهاتی که ممکن است در آن زمینه رخ دهد نیز افزایش می یابد. جالب تر این که بر طبق آمار و مشاهدات ، انواع این اشتباهات بسیار ساده بوده اند و سطح رخداد آنان می تواند بر بسیاری از مسائل از جمله کار ، شرایط پیشرفت در شغل و غیره تاثیر بگذارد.

آشنایی با تعدادی از آنان ، با همه ی سادگی آن ها باعث خواهد شد تا نسبت به جلوگیری و هوشیاری برای عدم انجام این اشتباهات اقدام کنیم:

1. ارسال قبل از موعد
همیشه بعد از آن که کل محتوای ایمیلتان آماده و تکمیل شد، در بخش دریافت کننده آدرس ایمیل را وارد کنید. این موضوع باعث دقت بیشتر شما در ارسال خواهد شد ، و از احتمال رسیدن نامه به اشخاصی که مد نظر نبوده اند کم خواهد کرد. هم چنین نامه ی شما نا کامل و نصفه نیمه برای کسی ارسال نخواهد شد و از وقوع حوادثی از این قبیل که موجب خجالت شما می شود جلوگیری خواهد کرد.

2. فراموش کردن انجام پیوست مطلب به نامه تان
اگر می بایست به نامه ی شما مطلبی پیوست شود ، پیش از آن که متن اصلی ایمیل خود را بنویسید، آن مطلب را پیوست (Attach) کنید. از آنجایی که اصل مطلب نامه بیش از بخش پیوست آن در نظر نویسنده است موجب خواهد شد که فرد با هوشیاری بیشتری عمل کند و قبل از زدن دکمه ارسال نسبت به تکمیل نامه ای که پیش از آن پیوستش را انجام داده اقدام کند.

3. انتظار جواب در لحظه و برخورد با آن همانند صفحات مکالمه مستقیم و یا چت
وقتی مطلبی را ارسال می کنید سریعا سی ثانیه بعد با فرد دریافت کننده تماس نگیرید که جواب مطلب چه شده است و یا بپرسید که آیا دریافت کرده اند یا خیر. در صورتی که مطلب فرستاده نشده باشد ،خود ایمیل پیام هشدار در عدم تحویل مطلب را به شما خواهد داد. بنابراین به دید یک نامه ای که باید مراحل کار آن انجام شود نگاه کرده و انتظار جواب بدان را منطقی دنبال کنید.

4. ارسال مجدد مطالب بی فایده
به طور مثال ایمیل شما در صورتی که کاربرد تجاری و کاری برای شما دارد معنایی نخواهد داشت که شما میل هایی چه از بابت جوک و شوخی و چه در باب مسائل اخلاقی را دریافت و یا ارسال کنید. مسلما در زمان کار فرصت خواندن آن ها را نخواهید داشت و وجود چنین ایمیل هایی نیز در صورت وقوع اشتباه در ارسال آنان موجب خجالت و شرمندگی شما خواهد شد.

5. پاسخ به ایمیل بدون مرور و خواندن مطلب
بعضی اوقات هست که تنها ایمیل هایی را پاسخ می دهیم که تنها به چشم ما فرستنده آنان آشنا هستند. اگر از ایمیل خود در زمینه کارتان استفاده می کنید سعی کنید تمام ایمیل های جدید خود را چک کنید و برای بالا رفتن روابط کاری خود آن را لازم بدانید. همه مطالب جدید میلتان را مرور کنید و سعی کنید به آن هایی که لازم است حتما پاسخ دهید.

6. حذف کردن دریافت کنندگان ایمیل پس از جواب به همه آنان
این که پاسخ کسی را داده باشید دلیل نخواهد بود که بلافاصله آن را پاک کنید. این افراد و آدرس مورد نظرشان احتمال دارد در آینده به کار شما آید. البته این هم دلیل نخواهد بود شما هر فردی را در لیست خود نگه دارید. اما نسبت به ثبت افراد لازم در کسب وکار و حتی در روابط عادی خود حساس باشید.

7. هر مطلبی را سریعا پاسخگو باشید
این نکته باز هم بیشتر برای کسانی که کسب وکارشان به ایمیل وابسته است صدق می کند. جواب هر ایمیلی در صورتی که در زمان خود و به سرعت داده نشود مطمئنا جوابی بی اعتبار خواهد بود. در نظر داشته باشید در این سرعت پاسخگویی دقت در درستی نوشتار و صحت مطالب را فراموش نکنید.

8. فراموش کردن یک سری اصول نامه نگاری
بیشتر افر اد در نوشتن ایمیل عجله به خرج می دهند و سعی می کنند از کلمات اختصار در آن استفاده کنند. با سلام نامه را شروع کرده و با تشکر به پایان می برند در حالی که ممکن است در این میان نام شخص را از یاد برده اند . سعی کنید آداب نامه نگاری را در ایمیل فدای اختصار در آن نکنید.

9. ارسال نامه زمانی که عصبانی هستید
مسلما نوشتن هر نامه ای در شرایط روحی نامناسب نتیجه مطلوبی ندارد از این کار خودداری کنید.

10. استفاده و یا اشتباه املایی در عنوان نامه
معمولا زمانی که به نامه ای پاسخ می دهید ، سیستم به صورت اتوماتیک " در جواب عنوان قبلی" را برای شما در نظر می گیرد. درصورتی که عنوان مطلب شما تغییر کرده است به آن توجه کنید و سعی کنید در نوشتن آن دقت کنید.

و بسیاری موارد دیگر. در مجموع می بایست خاطر نشان کرد که سرعت در ارسال نامه های این چنینی نباید باعث شود که دقت و توجه به درستی آنان تحت شعاع واقع شود.