برنامه*ريزي منابع سازماني

[TABLE="class: tborder, width: 100%, align: center"]
[TR]
[TD="class: alt1, bgcolor: #F3F9FB"]برنامه*ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning) چيست ؟
رشد غيرقابل *پيش*بيني فناوري اطلاعات و ارتباطات در دهه*هاي گذشته که با تکيه بر توسعه صنايع مختلفي از جمله الکترونيک ، کامپيوتر ، مخابرات صورت گرفته بر جنبه*هاي مختلف عملکرد سازمانها تاثيرات شگرفي داشته است . همزمان با اين تغييرات ، محيط فعاليت سازمانهاي مختلف پيچيده*تر شده و به همين جهت ، نياز به سيستمهاي مختلفي که بتواند ارتباط بهتري بين اجزاي مختلف سازماني برقرار کرده و جريان اطلاعات را در بين آنها تسهيل کند ، افزايش چشمگيري يافته است . اين سيستمها كه در مجموع به سيستمهاي سازماني Enterprise Systems (ES)معروف هستند ، زمينه اي را فراهم آورده*اند که مديران بتوانند در تصميم*گيريهاي مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمايند .
از اوايل دهه 1990 ميلادي ، ظهور نرم*افزارهاي يکپارچه*اي تحت عنوان ERP با هدف قراردادن سازمانهاي بزرگ ، توسعه بسيار زيادي پيدا کردند . اين نرم*افزارهاي بسيار قدرتمند ، پيچيده و گران*قيمت ، سيستمهاي از پيش طراحي*شده*اي هستند که پس از اندك تغييراتي در آنها توسط مشاوران پياده*ساز و مشاوران تحليل فرايندهاي سازماني ، پياده*سازي و اجرا مي*شوند . در بسياري از موارد سازمانها به دليل اجبار در تبعيت از منطق حاکم بر اين نرم*افزارها ، مجبور به اصلاح و بازبيني مجدد فرايندهاي خود هستند . اين نرم*افزارها بر خلاف نرم*افزارهاي قديمي که در سازمانها و از طريق واحدهاي مختلف سازماني توسعه پيدا مي*کردند ، مجموعه*اي يکپارچه هستند که داراي ماژولهاي مختلف بوده و هر زمان که نياز به اضافه کردن ماژول ديگري به آنها باشد ، اين کار به راحتي صورت مي*پذيرد .
ERPرا مي*توان به عنوان نرم*افزار يکپارچه*اي تعريف نمود که داراي اجزا و يا ماژولهايي براي برنامه*ريزي ، توليد ، فروش ، بازاريابي ، توزيع ، حسابداري ، مديريت منابع انساني ، مديريت پروژه ، مديريت موجودي ، مديريت خدمات و نگهداري و تعميرات ، مديريت حمل*ونقل و بازرگاني الکترونيک است ؛ معماري و ساختار ERP بگونه*اي است که يکپارچگي و جامعيت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جريان روان اطلاعات بين بخشهاي مختلف سازمان را فراهم مي*آورد .
انجمن کنترل توليد و موجودي آمريکاERP را به صورت زير تعريف مي*نمايد :
روشي براي برنامه*ريزي و کنترل موثر تمامي منابع موردنياز براي دريافت ، توليد ، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان در شرکتهاي توليدي ، توزيعي و خدماتي .
تعاريف بسيار زياد ديگري نيز براي ERP ارايه شده است از جمله :
ERP يک بسته نرم*افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان اطلاعات بين تمامي بخشهاي سازمان از جمله مالي ، حسابداري ، منابع انساني ، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان مي*باشد . (Davenport,1998)
سيستمهاي ERP ، سيستمهاي اطلاعاتي قابل*تغييروتنظيمي هستند که اطلاعات و فرايندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يکپارچه مي*نمايند . (Kumar & Hilsgersberg,2000)
ERP ، يک پايگاه داده ، يک برنامه کاربردي و يک واسط يکپارچه در تمامي سازمان است . (Tadjer,1998)
ERP ، سيستمهايي مبتني بر کامپيوتر هستند که براي پردازش تراکنشهاي سازمان طراحي شده*اند و هدف آنها تسهيل برنامه*ريزي ، توليد و پاسخگويي به*موقع به مشتريان در محيطي يکپارچه است . (O’Leary,2001)
ERP ، يک بسته نرم*افزاري استاندارد مشتمل بر چندين ماژول مرتبط و يکپارچه است که کليه فرايندهاي تجاري يک سازمان را اعم از توليد ، منابع انساني ، مالي ، بازاريابي و فروش را پشتيباني مي*نمايد و منجر به يکپارچگي وظايف در سازمان مي*شود .
ERP ، يک راه*حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته ، به سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي*دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه*ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند .
ERP ، به مثابه ستون فقرات اطلاعاتي يک سازمان از لحاظ بانکهاي اطلاعاتي و فرايندهاي سازماني محسوب شده و به منزله نرم*افزاري براي پشتيباني فرايندهاي داخلي سازمان است .
آنچه در همه اين تعاريف مهم است ، توجه و تمرکز بيشتر بر روي عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات ديگر اختصار از جمله Planningو Resource . چرا که اين سيستم فراتر از برنامه*ريزي عمل کرده و با وجود تمرکز بر روي منابع سازمان ، عناصري فراتر از آن را نيز پوشش مي*دهد . از سوي ديگر ، آنچه که در اين تعاريف بيش از همه نمود دارد ، يکپارچگي و استاندارد بودن سيستم ERP است و همين دو جنبه مهم از ERP آنرا از ساير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه متمايز مي*سازد .


تاريخچه ERP به چه زماني باز مي*گردد ؟ )از MRP1 تا (ERP2
سير تکاملي نرم*افزار ERP از يك سو به شدت متاثر از سير تكاملي سخت*افزارها و نرم*افزارهاي کامپيوتري و از سوي ديگر متاثر از تحولات صورت گرفته در زمينه مديريت سازمانها و محيط رقابتي حاكم بر آنهاست .ERP به منظور غلبه بر مشكلات سيستمهاي عملياتي موجود در سازمانها كه از اوايل دهه 1960 ميلادي توسعه پيدا نموده بودند بوجود آمد . در اين گام به روند توسعه و تكامل ERP مي*پردازيم :
دوره اول : قبل از سال 1960 ميلادی
دراين مدت نرم*افزارهايي به نام BOM Processors توسعه پيدا کرده بودند که هدف عمده آنها استخراج مواد لازم براي توليد تعدادي محصول بود . اين نرم*افزارها توجه چنداني به اندازه و حجم توليد و يا به تعبيري ديگر Lot Sizing نداشته و از سوي ديگر زمان تحويل اين اقلام را مدنظر قرار نمي*دادند . ضمنا اين نرم*افزارها ، موجودي خطوط مختلف توليد و انبارها را مدنظر قرار نمي*دادند و به همين جهت با استفاده از آنها حجم موجودي در جريان افزايش پيدا مي*نمود .
دوره دوم : بين سالهای 1960 و 1970 ميلادی
در اوايل اين دهه تمرکز نرم*افزاري بيشتر بر روي سيستمهاي کنترل موجودي بود . در اين مدت همچنان بيشتر از مفاهيم سنتي کنترل موجودي براي توسعه نرم*افزارهاي مرتبط استفاده مي*شد . اما در اواخر اين دهه مفهوم MRP يا برنامه*ريزي مواد موردنياز معرفي و نرم*افزارMRPI توسط IBM شركت توسعه پيدا کرد . مهمترين مشکل اين نرم*افزار و نرم*افزارهاي مشابه ، اجراي آن بر روي Main Frameهاي گران قيمت مستقر در مراکز دانشگاهي ، نظامي و ... بود و همين امر فاصله زماني بين دو برنامه*ريزي را افزايش مي*داد . اين سيستم بصورت برگشتي ، زمان تحويل اقلام موردنياز براي ساخت يك محصول خاص را از زمان تحويل به مشتري تا زمانيكه موردنياز براي مونتاژ شدن روي خطوط مونتاژ بود ، برنامه*ريزي مي*كردند . سازمانها در اجراي MRPI مشكلات زيادي داشتند ؛ اين مشكلات بيشتر مشكلاتي سيستمي و ناشي از كاربران بودند تا مشكلاتي تكنولوژيك . از طرف ديگر ، اين سيستم ارتباط بين توليد و استراتژيهاي رقابتي سازمان را چندان مدنظر قرار نمي*داد ؛ ضمنا ظرفيتهاي توليدي سازمان چندان در اين سيستم لحاظ نمي*شدند .
دوره سوم : بين سالهای 1970 و 1980 ميلادی
تمرکز بر MRPI با توجه به برنامه كلان توليد يا MPSو توسعه MRP حلقه بسته . در اين سيستمها امکان بروز نارسايي در زنجيره توليد به حداقل رسيد اما همچنان اين سيستمها فقط برنامه*ريزي توليد را انجام داده و حمايت چنداني از ساير منابع توليد نداشتند .
دوره چهارم : بين سالهای 1980 و 1990 ميلادی
گسترش MRPIبه کف کارگاه و توسعه MRPII که برنامه*ريزي بخش زيادي از منابع توليدي را انجام مي*داد . در اوايل همين دهه سيستمهاي DRP يا سيستمهاي برنامه*ريزي توزيع که مستقل از MRPII عمل مي*کردند وارد اين سيستم شده و عملا مشکل عدم ارتباط اين دو سيستم با يکديگر مرتفع گرديد .
دوره پنجم : بين سالهای 1990 و 2000 ميلادی و پس از آن
گسترش MRPII به ساير حوزه*ها و اضافه نمودن سيستمهاي پشتيبان تصميم به MRPIIتوسعه*يافته که در تمام عرصه*هاي توليدي ، خدماتي ، تجاري ، توزيع و ... کارايي داشت و ظهور ERP. مشکل عمده سيستمهاي MRPII و توسعه يافته*هاي آن اين بود که تنها سيستم توليدي ساخت به منظور انبار يا MTS را پشتيباني مي*نمود و ساير سيستمهاي توليدي را چندان پوشش نمی*داد ؛ اما با ظهور ERP در حوزه توليد ، تمامي سيستمهاي توليدي تحت پوشش قرار گرفتند . بخشها ، فرايندها و وظايف مختلفي از جمله كنترل كيفيت ، نگهداري و تعميرات ، امور حسابداري ، مالي و ... به سيستمهاي توليدي متصل شده و ERP به عنوان حد فاصل سيستمهاي SCM و CRM مطرح گرديد . اين سيستم بيش از آنكه عنوان جديدي براي MRPII باشد ، به عنوان سطح بعدي در سطوح تكاملي سيستمهاي كامپيوتري طراحي شده براي پشتيباني از عمليات سازمان مطرح است .
در سال 1995 ، پديده اينترنت واردERP شد و در سالهاي 1998 تا 2000 ، EDI و ERP با يکديگر پيوند خوردند ؛ در سال 2000 اينترنت به عنوان جزيي تفکيک ناپذير از ERPمحسوب و سيستمهاي ERP تحت وب توسعه يافتند که فناوري چند لايه*اي در معماري سيستم اطلاعاتي را پشتيباني مي*کنند . امروزه هم سيستمهاي جديدي با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها وب بوده و تمرکز بسيار زيادي بر حمايت از ماژول SCM دارند و عملا در تعريف امروز ERP، آنرا کاملا مرتبط و جدايي*ناپذير از SCM تعريف مي*نمايند . قابل ذکر است که در سال 1998 بيش از بيست*هزار سازمان در سراسر جهان مبلغي افزون بر هفده*ميليارد دلار در زمينهERP سرمايه*گذاري نموده*اند که اين رقم در سالهاي بعد بين سي تا پنجاه درصد رشد داشته و در سال 2003 به رقمي نزديک به صدميليارد دلار رسيده است .
هزينه نگهداري و بروزرساني سيستمهاي پياده*سازي شده در سال 2000 به رقمي حدود بيست*ودو ميليارد دلار بالغ شده که نرخ رشدي برابر سيزده*ويكدهم درصد نسبت به سال 1999 داشته است (Broatch,2001). علاوه بر اين ، طبق بررسيهاي صورت گرفته ، در حال حاضر بيش از هفتاد درصد از هزار شرکت طراز اول جهان از ديد مجله Fortune، سيستمهاي ERP را با موفقيت پياده نموده و يا در حال پياده*سازي آن هستند . (Kraft,2001)


پياده*سازي ERP در سازمانها چه مزايايي به همراه دارد ؟
پياده*سازي سيستم ERP مزاياي بي*شماري را براي سازمانها به ارمغان مي*آورد اما بايد توجه داشت که اين مزايا و بهبود فرايندهاي تجاري سازمان به راحتي قابل دست*يابي نيستند . پياده*سازي موفق يک سيستم ERP بستگي بسيار زيادي به انتخاب سيستم مناسب ، تامين*کننده مناسب ، نحوه بومي*سازي نرم*افزار در سازمان با توجه به استراتژي ، فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمايت مديريت سازمان از پياده*سازي نرم*افزار ، شايستگي مشاوران در پياده*سازي نرم*افزار ، كنترل پروژه مناسب در طول فرايند پياده*سازي و اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پيش*بيني شده و مواردي ازين دست دارد .
از اين عوامل كه بگذريم ، پياده*سازي ERP در سازمان مزاياي بسيار زيادي را به همراه خواهد داشت كه بصورت خلاصه مي توان به موارد ذيل اشاره نمود :
Ø ايجاد يكپارچگي سازماني از بعد اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان.
Ø استانداردسازي فرايندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي كه شركتهاي عرضه*كننده نرم*افزار از سازمانهاي مختلف به دست آورده*اند .
Ø مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني و کاهش زمان انجام آنها .
Ø تبديل فرايندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح به علت مهندسي مجددي که در فرايندهاي سازمان صورت مي*پذيرد .
Ø امكان نصب و راه*اندازي سريعتر سيستمهاي مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهاي مختلف اين نرم*افزار و يا ساير نرم*افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه كنندگان ERP ارايه نشده و مخصوص آن سازمان هستند .
Ø امکان و يا تسهيل توسعه سيستمها و تکنولوژيهاي جديد از جمله JIT ،ABC و ... .
Ø امکان ايجاد همکاريهاي تجاري ، سرمايه*گذاريهاي مشترک ، ادغام براي سازمانها با هزينه کمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر .
Ø تغيير تمرکز از برنامه*نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرايندها .
Ø فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به SCM و CRM ، دو مبحثي كه در حال حاضر تبديل به دو جزء جدايي ناپذير ERP2شده*اند .
Ø توسعه زير ساخت لازم به منظور وارد شدن به E-Business .
لازم است اشاره شود که از ERP به عنوان کاتاليزور و يا Enabler و يا تسهيل*كننده در BPRو يا مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني نام برده شده است . اما در مورد اينکه ERP و BPR کدام يک مقدم بر ديگري هستند ، بحثهاي زيادي مطرح است و مقالات مختلفي درباره آن وجود دارد . برخي ERP و BPRرا دو فرايند لازم و ملزوم يکديگر دانسته*اند و بسيار تاكيد بر اجراي كامل BPR همزمان با پياده*سازي ERP و يا قبل از آن دارند ، در حاليكه برخي ديگر بسيار تاكيد بر عدم اجراي BPR سنگين در فرايندهاي سازمان به منظور افزايش احتمال موفقيت پروژه پياده*سازي ERP در سازمان دارند . تاكيد گروه دوم بيشتر بر افزايش دقت در انتخاب ERP مناسب براي سازمان كه داراي بيشترين انطباق با فرايندهاي سازماني است مي*باشد .
اما به هر حال بايد اشاره نمود كه در برخي موارد نرم*افزار ERP خريداري شده و منطبق با آن BPR صورت مي گيرد که به آن Package Enabled BPR مي*گويند و در نوع ديگر BPR استاندارد اعمال و پس از آن ERP منطبق بر BPR استاندارد اعمال شده انتخاب مي*شود ؛ هركدام از اين روشها مزايا و معايب خاص خود را دارا مي*باشند .
[/TD]
[/TR]
[/TABLE]